【#広報DX】東京都の新人が広報DXをやってみた結果(現在進行形)#1
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【#広報DX】東京都の新人が広報DXをやってみた結果(現在進行形)#1

 東京都広報課デジタルポータルサイト担当です。今日からnote投稿を始めます。こんな事言っちゃっていいの?!という裏話がいつ飛び出るか、乞うご期待!

 東京都広報、中でもホームページまわりの問題・課題・愚痴・・・などなど、マイナスな話が多いかもしれませんが、問題意識なくしてDXなし!

 この際、様々な問題/課題を皆さんと共有して、どうやって解決していくか?一緒に考えていきましょう!全国の行政ホームページ担当の方、事業者の方、同じようなお悩みを共有し、ぜひ情報交換をお願いします。

1「デジタルポータルサイトってなに?」(自己紹介)


 はじめまして、私は今年度から新しく創設された部署「生活文化局広報広聴部広報課デジタルポータルサイト担当」に就任した「新人」です。キャリア活用採用で今年度から設置された「ICT職」として採用され、現在はまだ試用期間中の身で、お隣の席のチューターさんに育成されています。

 とは言うものの、昨年度までは3年半、都庁総合ホームページ担当の任期付き職員として仕事をしてきた経緯もあり、席が隣の島に移動しただけで周囲のメンバーも同じような顔ぶれなので、新人ながら早くも古ダヌキ感を醸し出しています。

 ICT職になったら、どこに配属されるのだろう?とドキドキでしたが、勝手知ったる生活文化局広報広聴部広報課で、広報DXの任務をいただきました。

 広報課の業務フローと、システム環境の知識、ホームページ周りの人脈という小さな武器を手に、これらから広報DXという大きな山に挑もうとしていますが、その全貌はまだ見えていません。

 「都庁総合ホームページ」を担当していたと言っても、やっぱり組織は縦割りで、全局の広報が実際何をしているのか、ホームページの他にどんな広報ツールがあるのか、細かいところまでは把握できていないのです。

「都庁総合ホームページ」担当は、各局から掲載依頼が来たプレスの情報をポータルサイト(https://www.metro.tokyo.lg.jp/)に掲載するほか、各局ページへリンクを貼って誘導するなど、都庁のホームページの「顔」となるサイトを管理運営しています。では、今回立ち上げようとしている「デジタルポータルサイト」と何が違うのか?なぜ、「デジタルポータルサイト」が必要なのか?

私がこの「デジタルポータルサイト」担当になった時、最初に持った疑問。
「デジタルポータルサイトってなに?」
それを定義するところから、私の仕事が始まりました。皆さんと一緒に、ここで議論しながら形にしていきたいと思います。  

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https://forms.gle/fpS9WG6MpFTXXa9b6

2「必要な人に必要な情報が届いてないのでは?」

 さかのぼって2017年、私が任期付き職員として都に就職し都庁総合ホームページの担当になって数か月、都庁のプレスには意外にも、様々な「お得な情報」が掲載されていることに気がつきました。都の職員採用に応募する時にチラ見はしたものの、都のホームページに自分に関係のある記事が掲載されているとはそれまで知りませんでした。

 2017年当時の私の仕事のひとつは、各局から掲載依頼されたプレス記事を、ホームページに掲載すること。毎日流れてくる情報を見て、仕事終わりの帰りの電車で、スマホを取り出します。「バドミントンの試合観戦無料ご招待」の記事はバドミントンチームのママ友LINEに、「商店街を支援する制度の情報」は近所の商店街組合会長をやっている友達のLINEに、「介護者を支援するイベントの情報」は介護をしている人達に、「芸術系の文化イベント」は趣味の合いそうな友人に、プレスのURLを個人的に情報展開すると、いつも喜ばれます

 「どこで知ったの?」「いつもどうやって情報を仕入れるの?」と聞かれるけれど、毎日都のホームページに掲載されている情報を全部見て、必要そうな人に必要な情報のURLを送ってあげているだけ。都が発信する情報は基本的に、必要な人にとっては、とっても役立つお得な情報なのです。知らないでいるのはもったいない!

 しかし私は、限界を感じていました。私のお節介が届く範囲は限られています。多くの人は、これらの情報にたどりつくことなく、「知る人ぞ知る」状態にあるのです。

 「都のホームページに掲載されているよ」とは言うものの、多くの友人がトップページを見ただけで諦めていました。都のホームページは都庁総合のポータルだけで3万ページ、全局合わせると60万ページにもなります。その中から、自分にとってお得な情報にたどり着くには、毎日プレスを全部チェックするか、ピンポイントで検索できるキーワードを知っているか、根気よくカテゴリを類推して分類から探すか、トップページにたまたまバナーが掲載されているラッキーに賭けるしかありません。

 また、カテゴリを類推するといっても、この「カテゴリ」選択が難しいのです。現在使っているCMS(コンテンツ・マネジメント・システム)はよくできていて、ページを作成する時にカテゴリを選択すれば、そのカテゴリ配下の同じメニュー内やサイトマップにも自動的にツリー構造でリンクがつき、ページを削除すれば自動で全てのリンクも消えるつくりになっています。多くのページと連動してすべてのページがトップページから必ずたどれてリンク切れが発生しないように管理されている便利な機能なのですが、プレスを掲載している我々職員は「このプレスのカテゴリはどれだろう」と迷う事が多くあります。過去の似たような記事を検索して、プレスを出した局から類推して、上司と相談しながら決めていきます。掲載する側が悩むくらいなのだから、一般ユーザが迷わず一発でカテゴリをたどって目的のページを探せるとは思えません。

困ったおじいさん

 よって、都庁総合を訪れる多くのユーザはカテゴリをたどって検索するのではなく、「検索エンジン」からの流入になっていますが、そもそも「バドミントンの試合観戦無料ご招待」のプレスがあることを知らなければ、最初から検索しようとは思わないでしょう。チラシ等で周知して、詳細をホームページで見てもらう想定なのかも知れません。「招待枠にも数限りがあるから、応募数が多ければ良いというわけでもない。知る人ぞ知るお得な情報であるくらいがちょうど良いのかもしれない。」そう思いながら、1年目の私は何もできず、個人的なボランティア配信で「必要そうな友達に必要そうな情報」を届けるしかありませんでした。  

3「ホームページデザイン バラバラ事件1」

 また少しさかのぼって2016年。私は都の就職試験を受けるにあたってどの局の配属を志望するかを検討するために、都のホームページを閲覧していました。

 最初に「東京都」で検索するともちろん都庁総合ホームページが出てきます。しばらく見ていくうちに、別の局のホームページに飛びます。当時のホームページは、各局デザインがバラバラで、イチョウのマーク(当時の私はアレがイチョウだと思っていました。正しくは⇒こちら)で都のホームページだと分かるものの、「ホーム」に戻ると各局のホームページトップに戻るため、都庁総合には戻れません使い勝手も異なるので、今どこにいるのか、迷子になってしまいます。

 「むずかしい・・・・」
一生を決める?かもしれない配属局の選択ですが、ホームページを見て決めるのは諦めました。
 もともと、オリンピックに携わりたくて応募するのだから、第一志望はオリンピック・パラリンピック準備局。第二志望は義父が所属していた港湾局。第三志望は、・・・もうなんと書いたのか記憶にありません。フタを開けてみれば、「生活文化局」。正直、配属が決まってから初めて聞いた、ノーマークの局でした。

 生活文化局に入庁して都庁総合ホームページ担当になり、デザインバラバラ事件について上司に話したところ、既に2016年からその問題が取り沙汰されていて、対応中とのこと。先輩上司の皆さんが、ヘッダーフッターだけでも揃えよう、「デザイン統一基準」を全局に展開して統一感を持たせよう、と動いている最中でした。

 ヘッダーフッターを貼り替えるだけでも、一苦労。各局がバラバラにホームページを立ち上げはじめたのは約20年前。それぞれ改修やリプレイスを重ね、CMSが別どころか、CMSを利用せずにHTML編集ソフトで編集していたり、さらにはそういうソフトさえなくて、業者が作成したHTMLを直で修正して文言修正しているところもあったりする状況。ホームページに携わる事業者も各局で決まるのでバラバラで、つくりも構造も環境も違う。さらに、行政特有のアクセシビリティやスマホ表示にも配慮する必要があり、ヘッダーフッターの統一は、一筋縄ではいかない茨の道だったようです。

 CMSを全局ひとつにまとめる案もあったそうですが、当時、60万ページ100サブドメインをひとつにまとめて管理できるCMSは存在せず、たとえ置き換えたとしても何億円にもなった上に、都民の皆さんに提供できる情報内容は同じ。莫大なお金をかけて、サービスが同じでデザインが統一されるだけなら、デザイン統一基準とヘッダーフッターの統一で少しずつやっていく方がリーズナブルで現実的。そういう判断だったようです。

ヘッダーフッター

 全局揃うまでに2年以上かかりましたが、これでようやく、どの局に行ったとしても、右上のリンクから都庁総合に戻れるようになりました。使い勝手も統一され、都のホームページだということが明確になり、迷子にもなりません。ただ、都庁総合と他局のデザインがあまりに似すぎていて、他局のホームページにいつの間にか飛んでいて気づかない、という現象も起きています。デジタルポータルサイトをつくるとしたら、デザイン統一基準に則ってつくるのが基本ですが、他の局に飛んだ事が明確に分かるようにしたいとは思っています。

・・・次回「ホームページデザイン バラバラ事件2」へつづく

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